Hiện nay tổng cục thuế đã ra thông báo cho toàn bộ các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử từ thông tư 32 sang thông tư 78. Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử không có mã xác thực cần phải làm hủy hóa đơn cũ và làm phát hành hóa đơn điện tử có mã. Vậy thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Luật 3T xin mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của Luật 3T để nắm rõ thủ tục các bước phát hành hóa đơn.

Phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ thì kể từ ngày 01/11/2018 – 24 tháng sau đó hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy hiện nay.

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận  thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Xem đầy đủ về hóa đơn điện tử là gì tại bài viết này

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

• Hóa đơn điện tử áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn đầu tư nước ngoài hay vốn của nhà nước. Bao gồm cho cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và ngân hàng mà trước kia là những ngành đặc thù có quy định riêng của Bộ tài chính và pháp luật liên quan. Như vậy, theo quy định về hóa đơn điện tử 2018, những hóa đơn giấy loại tự in, đặt in, hay mua của cơ quan thuế sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020. Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020.
• Hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các doanh nghiệp thành lập mới kể từ thời điểm tháng 11 năm 2018 trở đi.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất

Vậy nhằm giúp doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý và sử dụng hơn hết là thực hiện đúng theo quy định của Chính phủ về hóa đơn điện tử 2018. Luật 3T gửi tới Quý doanh nghiệp quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1: Mua hóa đơn và chọn hóa đơn mẫu

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng nên lựa chọn 1 nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp.

Tùy thuộc vào chất lượng và số lượng và giá cả của hóa đơn từ nhà cung cấp. Luật 3T khuyến cáo khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử của new-invoice đây là 1 nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà Luật 3T đang giới thiệu tới hàng trăm khách hàng. Tất cả các khách hàng đều hài lòng với chất lượng và giá cả của nhà cung cấp này.

Bảng giá hóa đơn điện tử New-invoice tại Luật 3T:

Lưu ý: Giá trên chưa bao gồm 10% VAT.

Sau khi mua hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn mẫu hóa đơn.

Mẫu hóa đơn này để thông báo với cơ quan thuế là doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn trong suốt quá trình hoạt động và không thay đổi đến khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu hóa đơn khác. Mẫu hóa đơn doanh nghiệp có thể chèn logo của công ty,…vv

Bước 2: Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 với Chi cục thuế nơi Doanh nghiệp đóng trụ sở chính.

Chuẩn bị hồ sơ và chữ ký số để tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng theo quy định.

Luật 3Tsẽ thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ theo quy định.

Hồ sơ để được thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng bao gồm:

• Hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử giữa nhà cung cấp và khách hàng (doanh nghiệp)
• Hóa đơn mẫu
• Quyết định của công ty về việc sử dụng hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Bước 3:  Sau khi nộp hồ sơ doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan quản lý thuế trực thuộc về việc kiểm tra trụ sở công ty.

Cán bộ quản lý thuế +  cán bộ thuế liên phường sẽ xuống kiệm tra trụ sở của doanh nghiệp có đạt điều kiện không? có treo biển công ty tại trụ sở không? có cung cấp đầy đủ hồ sơ giấy tờ kèm theo hay không?.

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng Thuê nhà
• Hợp đồng Lao động-Nhân công
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Thông báo mẫu dấu công ty
• Điều lệ công ty
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc
• Chứng minh thứ nhân dân, hoặc căn cước công dân của giám đốc
• Hộ khẩu của giám đốc (nếu GĐ ở cùng nơi với trụ sở công ty) hoặc sổ tạm trú của GĐ (nếu ở GĐ nơi khác chuyển đến)
• Sổ đỏ hoặc giấy tờ nộp thuế đất của chủ nhà (nếu nhà chưa được cấp sổ đỏ) bản sao không cần công chứng
• Chứng minh thư nhân của chủ nhà
• Hộ khẩu của chủ nhà
• Hợp đồng kinh tế

Sau khi cơ quan thuế kiểm tra nếu doanh nghiệp đã đạt đầy đủ điều kiện và hồ sơ giấy tờ sổ sách thì cán bộ thuế sẽ ký biên bản cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.

Sau thời điểm 3 ngày kể từ ngày ký biên bản làm việc doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu hoặc hồ sơ giấy tờ thiếu thì cần phải bổ sung giấy tờ cụ thể.

Vậy khi sử dụng, làm thế nào để biết hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử tại Luật 3T

Quý doanh nghiệp có nhu cầu in hoặc phát hành hóa đơn điện tử hãy nhanh chân đến với kế toán Luật 3T. Chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp tiến hành tất cả các công việc liên quan. Mọi vướng mắc của doanh nghiệp sẽ được công ty tư vấn và thực hiên đầy đủ nhất. Với đội ngũ kế toán viên, nhân viên làm việc chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệp trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán cũng như năng động, nhiệt tình hết mình trong công việc chúng tôi rất hân hạnh trợ giúp khách hàng.

Quý khách muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ: Hotline: 0977.025.877 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí
” Luật 3T rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng trong thời gian sớm nhất “.

Vậy xử lý chuyển tiếp giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển giao này như thế nào?

1. Đối với hóa đơn điện tử thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018 thì hóa đơn đó vẫn có giá trị lưu hành bình thường

2. Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/11/2018, doanh nghiệp sẽ phải bắt buộc dùng hóa đơn điện từ 2018 (theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 nếu chưa đáp ứng được điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin có thể sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020)

3. Từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020, hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

Chú ý: Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020 thì báo cáo thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý doanh nghiệp sẽ phải nộp kèm theo tờ khai dữ liệu hóa đơn theo mẫu số 03 của nghị định 119/2018/NĐ-CP)