Con dấu là phương tiện đặc biệt của công ty, được sử dụng để đóng trên giấy tờ, văn bản của công ty, hình thức con dấu là hình tròn có màu đỏ. Hiện nay công ty có thể tự thiết kế nội dung con dấu theo đặc điểm riêng của công ty mình, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong quá trình xử dụng vì nhiều lý do công ty phải làm thủ tục cấp lại dấu công ty như: con dấu công ty bị thất lạc hoặc bị hỏng không thể sử dụng được nữa sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Khi đó, bạn cần làm lại con dấu công ty, nhưng thủ tục làm lại con dấu công ty như thế nào? Nên tiến hành làm lại con dấu công ty ở đâu? Bài viết dưới đây Luật 3T, sẽ nêu rõ các quy định của pháp luật về cấp lại dấu công ty theo quy định hiện hành.

Căn cứ pháp lý về việc cấp lại con dấu công ty:

• Luật doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP

Thủ tục cấp lại con dấu công ty

Đối với dấu do Công an quản lý hồ sơ cấp lại con dấu bao gồm:

• Công văn xin cấp lại dấu
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (Trường hợp mất giấy này thì xin xác nhận tại UBND cấp xã về việc mất)
• Giấy giới thiệu (nếu nộp qua ủy quyền)

– Cơ quan có thẩm quyền: Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH – Công an Thành phố Hà Nội

– Thời gian thực hiện: 01 – 03 tháng, kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ (thời gian sẽ dao động tùy vào đợt cấp dấu)

– Kết quả: Làm lại con dấu công ty mới + giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do công

– Thay đổi lại mẫu con dấu tại Ngân hàng sau khi có con dấu mới, nộp kèm theo mẫu dấu mới do làm lại con dấu.

Lưu ý: Mức phạt nộp vào Ngân sách:

+ Mất con dấu: 5.000.000 VNĐ

+ Mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: 1.500.000 VNĐ

Đối với Dấu do công ty tự quản lý

• Từ ngày 01/01/2021 Dấu công ty do Doanh nghiệp tự quản lý nên khi mất con dấu, Doanh nghiệp làm thủ tục làm lại dấu tròn công ty, khắc lại con dấu mới tại Cơ sở có chức năng khắc dấu. Doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng con dấu. Có thể làm dấu điện tử theo luật giao dịch điện tử;
• Nội dung khi làm lại con dấu công ty bao gồm tên công ty + mã số doanh nghiệp, công ty tự quyết định nội dung, số lượng hình thức con dấu của công ty, của chi nhánh, của văn phòng đại diện.
• Tự ban hành Quyết định sử dụng con dấu mới, tiến hành thay đổi mẫu con dấu mới tại Ngân hàng mà Doanh nghiệp đang sử dụng.
• Được phép khắc theo mẫu con dấu cũ đã mất (trừ các công ty thành lập trước ngày 1/7/2015 mà con dấu do Công an cấp).

+ Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm lại con dấu theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

– Để được cấp lại, doanh nghiệp phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an cấp lại con dấu. Văn bản phải được Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu xác nhận.

– Nếu dấu của doanh nghiệp do Trung ương cấp phép thì làm thủ tục tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công an;

– Nếu dấu do địa phương cấp phép trước ngày 01/07/2015 thì làm thủ tục tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Công an Tỉnh, Thành phố nơi doanh nghiệp có trụ sở chính; Sau ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp liên hệ với Cơ sở khắc dấu và tiến hành nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở kế hoạch đầu tư thành phố.

• Giấy tờ cần chuẩn bị: Dấu tròn, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản chính nếu là dấu do công an quản lý)
• Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc
• Lưu ý: trước khi đổi dấu Quý khách hàng yêu cầu kế toán làm thủ tục hủy hóa đơn (nếu có), đóng dấu cũ vào các giấy tờ liên quan của công ty, hợp đồng, chứng từ, báo cáo thuế…

• Giấy tờ cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản chính và 01 bản sao
• Chứng minh nhân chứng thực của các thành viên tham gia góp vốn
• Xác nhận của công an xã phường nơi doanh nghiệp bị mất con dấu về việc doanh nghiệp đến trụ sở công an xã, phường khai báo về việc mất con dấu.
• Đơn xin cấp lại con dấu của doanh nghiệp.
• Thời gian thực hiện được tính sau khi quý khách hàng cung cấp đủ hồ sơ hợp lệ cho Luật 3T:

Dấu do công ty quản lý: công ty khắc lại dấu tại cơ sở khắc dấu, thời gian 01 ngày làm việc, Luật 3T có thể trợ giúp khắc con dấu nhanh nhất là 01 tiếng.

Lưu ý: Theo quy định hiện hành thì giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sẽ thay bằng việc đăng tải mẫu dấu công ty lên hệ thống dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, các doanh nghiệp hiện tại còn sử dụng mẫu dấu công ty có thể làm thủ tục cập nhật mẫu dấu theo quy định hiện hành.

Những lưu ý sau khi làm thủ tục cấp lại mẫu dấu, con dấu công ty

• Thay đổi con dấu công ty
• Cấp lại con dấu do bị mất
• Đổi tên công ty
• Thay đổi loại hình công ty
• Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận 

Đối với những trường hợp trên sau khi làm thủ tục cấp lại mẫu dấu công ty cần phải chú ý những vấn đề sau đây:

– Kiểm tra thông tin con dấu mới đã chính xác thông tin hay chưa tránh trường hợp khắc dấu sai thông tin và doanh nghiệp không để ý sử dụng sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

– Sau khi cấp lại mẫu dấu mới cần phải làm thủ tục hiệu chỉnh thông tin mẫu dấu trên hóa đơn nếu doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng. mẫu thay đổi thông tin hóa đơn là TB04 và nộp lên cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp

– Người đại diện pháp luật cần cầm dấu ra ngân hàng doanh nghiệp đăng ký tài khoản để làm thủ tục thay đổi con dấu công ty sang mẫu mới càng sớm càng tốt tránh trường hợp sai thông tin gây ảnh hưởng các phát sinh sau này.

Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng con dấu. 

• Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
•  Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
• Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
• Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
• Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
• Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
• Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
• Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
• Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
• Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
• Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Trên đây là những chia sẻ của Luật 3T để làm thủ tục cấp lại con dấu công ty trong các trường hợp, trong quá trình sử dụng dấu của công ty không tránh khỏi những sơ xuất có thể bị thất lạc, bị hỏng con dấu công ty, vì vậy trong quá trình sử dụng con dấu có vấn đề gì quý khách vui lòng liên hệ với Luật 3T để được khắc lại con dấu nhanh nhất. Ngoài khắc lại con dấu công ty dưới hình thức dấu hộp – liền mực, chúng tôi còn làm dấu điện tử, dấu tiêu đề, dấu sao y bản chính, dấu chức danh… Chúng tôi cam kết sẽ khắc con dấu nhanh và trả kết quả luôn trong ngày để tiện thực hiện các công việc kinh doanh của quý công ty.